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三、確定不符合項(xiàng)和編寫不符合項(xiàng)報(bào)告
對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題、審核組將以不符合項(xiàng)報(bào)告的方式提交被審核方和認(rèn)證、并在此基礎(chǔ)上編制對(duì)被審核方社會(huì)責(zé)任管理體系是否的結(jié)論 . 因此、不符合項(xiàng)報(bào)告應(yīng)簡單明了、只陳述客觀事實(shí)、不進(jìn)行分析、評(píng)判、但又要使被審核方以此為依據(jù)分析問題、確定糾正行動(dòng) . 一份不符合項(xiàng)報(bào)告只記錄一個(gè)不符合項(xiàng)內(nèi)容 .
社會(huì)責(zé)任管理體系審核中的不符合項(xiàng)是指那些違背審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn) . 審核準(zhǔn)貝L又稱審核依據(jù)、它包括SA8000標(biāo)準(zhǔn)、適用于被審核方的社會(huì)責(zé)任法律法規(guī)及其他要求、和被審核方的社會(huì)責(zé)任管理體系文件 . 不符合項(xiàng)按其嚴(yán)重程度和可能造成的后果可以分為輕微不符合項(xiàng)和嚴(yán)重不符合項(xiàng)兩類 .
1.嚴(yán)重不符合項(xiàng) . 出現(xiàn)以下三種情況之一的、即構(gòu)成嚴(yán)重不符合項(xiàng) .
(1)體系運(yùn)行出現(xiàn)系統(tǒng)性失效 . 如某一要素或某一關(guān)鍵過程重復(fù)出現(xiàn)失效現(xiàn)象、即多次重復(fù)發(fā)生不符合現(xiàn)象、又未能采取的糾正行動(dòng)加以消、形成系統(tǒng)失效 .
(2)體系運(yùn)行出現(xiàn)區(qū)域性失效 . 如在某一部門、體系要素的失效現(xiàn)象 . 例如各層次中各部門的培訓(xùn)失效或某一車間有害物濃度長期超標(biāo)、又沒有糾正行動(dòng) .
(3)造成嚴(yán)重的社會(huì)責(zé)任危害 . 如使用勞工或童工、發(fā)生群死群傷或火災(zāi)等災(zāi)難性事故、發(fā)生全廠罷工等重大勞資糾紛事件 .
2.輕微不符合項(xiàng) . 出現(xiàn)下列情況之一的、即構(gòu)成輕微不符合項(xiàng) .
(1)對(duì)滿足社會(huì)責(zé)任管理體系要素或體系文件的要求而言、是個(gè)別的、偶然的、孤立的、性質(zhì)輕微的問題 .
(2)對(duì)保證所審核區(qū)域的體系而言、是次要的問題 .
3.觀察項(xiàng) . 出現(xiàn)下列情況之一的、即構(gòu)成觀察項(xiàng) .
(1)存在問題、但證據(jù)不足、需要提醒被審核方注意的事項(xiàng) .
(2)己發(fā)現(xiàn)問題的跡象、但尚不構(gòu)成不符合項(xiàng)、繼續(xù)發(fā)展可能構(gòu)成不符合項(xiàng) .
觀察項(xiàng)一般不列入不符合項(xiàng)報(bào)告、也不列入后的審核報(bào)告 . 設(shè)置觀察項(xiàng)利于促被審核方改進(jìn)社會(huì)責(zé)任管理體系 .
4.不符合項(xiàng)報(bào)告內(nèi)容 . 不符合項(xiàng)報(bào)告包括以下內(nèi)容:
(1)被審核部門及負(fù)責(zé)人姓名;
(2)審核員姓名;
(3)審核準(zhǔn)則;
(4)不符合事實(shí)的描述;
①寫明是什么事情、只陳述客觀事實(shí)、不作何分析或論斷 .
②寫明是誰說的或是誰做的、只寫職務(wù)、不用寫姓名 .
③寫明規(guī)定的要求是什么、寫出規(guī)定的具體內(nèi)容 .
④寫明要的細(xì)節(jié)、使之便于追溯、如地點(diǎn)、部門、或者標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)、程序、作業(yè)文件的名稱和章節(jié)號(hào) .
(5)不符合類型、定是輕微還是嚴(yán)重不符合項(xiàng);
(6)建議采取的糾正行動(dòng)計(jì)劃及完成日期;
(7)糾正行動(dòng)完成情況及驗(yàn)證 .
對(duì)確認(rèn)有嚴(yán)重不符合項(xiàng)的公司、均不予注冊(cè);對(duì)有輕微不符合項(xiàng)的數(shù)量尚不足以構(gòu)成嚴(yán)重不符合項(xiàng)的公司、一般均予以注冊(cè)、但需采取糾正行動(dòng)、并認(rèn)證跟蹤確認(rèn)已符合后、才能予以發(fā)證 .
5.審核結(jié)果的匯總分析
為了使審核結(jié)論準(zhǔn)確、審核組長在末次會(huì)議前召開1次全體審核員會(huì)議、對(duì)審核結(jié)果作1次匯總分析、以便對(duì)被審核方的社會(huì)責(zé)任管理體系作出公正的評(píng)價(jià)、為末次會(huì)議作準(zhǔn)備 . 匯總分析可以考慮以下幾個(gè)方面:
(1)從發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)分析:如不符合項(xiàng)的總數(shù)、其中嚴(yán)重不符合、輕微不符合各有多少項(xiàng) . 如果審核的按部門進(jìn)行的、則列出不符合項(xiàng)涉及哪些要素、其中哪個(gè)要素多或嚴(yán)重 . 有了這些數(shù)據(jù)、大致可以清楚這個(gè)部門的薄弱環(huán)節(jié)在哪里 .
(2)從發(fā)展的歷史和趨勢分析:將上次審核發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)的總數(shù)及其構(gòu)成與本次審核結(jié)果比較、體系是在持續(xù)改進(jìn)還是在退步 . 從對(duì)上次糾正行動(dòng)完成的情況及的分析、也可看出社會(huì)責(zé)任管理進(jìn)步或不足的情況 .
在上述匯總分析的基礎(chǔ)上、可以總結(jié)公司管理體系存在哪些薄弱環(huán)節(jié)及其嚴(yán)重程度、從而得出整體的結(jié)論意見 .
四、末次會(huì)議